# fachliche Aspekte vom Team GrundsÃ¤tze-CRM

Version: 8 | Last modified: 2026-06-01T11:15:08.936+02:00
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Wichtige MaÃnahmen zur datenschutzkonformen Gestaltung sind:
RechtmÃ¤Ãigkeit: Jede Verarbeitung personenbezogener Daten benÃ¶tigt eine Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung, VertragserfÃ¼llung oder Ã¼berwiegendes berechtigtes Interesse). Im Falle von Einwilligungen mÃ¼ssen diese aktiv eingeholt und dokumentiert werden.
Datensparsamkeit & -minimierung: Nur Erhebung von Daten, die absolut notwendig sind.
LÃ¶schkonzepte: Automatisieren der LÃ¶schung oder Anonymisierung von Daten, wenn der Zweck der Speicherung entfÃ¤llt oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen enden.
Sicherheit & Zugriffskontrolle: Umsetzen von dedizierten Zugriffsrechten, damit Mitarbeiter nur auf benÃ¶tigte personenbezogene Daten im Rahmen ihrer eigenen Rolle und Aufgabenstellung zugreifen kÃ¶nnen; technisch organisatorische MaÃnahmen zur GewÃ¤hrleistung des Schutzes der personenbezogenen Daten (Vertraulichkeit, IntegritÃ¤t, VerfÃ¼gbarkeit)

Status Quo:
1. Es ist nicht bei allen Kontakten klar und auf den ersten Blick die Rechtgrundlage der Speicherung ersichtlich bzw. dokumentiert. Der Zweck der Speicherung ergibt sich teilweise aus verschiedenen einzelnen Feldern in Salesforce, z.B. weil es Vertragskontakte sind.Â 
2. Es ist nicht bei allen Feldern der Zweck der Verarbeitung / der Erhebung dieser Daten ersichtlich. Es ist eher zu vermuten, dass einige Felder keinen Zweck (mehr) haben. (Datensparsamkeit!)
3. Bisher erfolgt das auf-ausgeschieden-setzen und die LÃ¶schung von Kontakten manuell. Zudem ist nicht immer klar erkennbar, wenn der Verarbeitungszweck entfÃ¤llt, da ja schon der Verarbeitungszweck nicht immer klar erkennbar ist (siehe auch Punkt 1. und 2.).
4. Es fehlt eine 2FA fÃ¼r das Profil-Center
5. Duplikate haben keinen Einblick in ihr Profil-Center und kÃ¶nnen sich dort daher auch nicht lÃ¶schen lassen.Â 
Alle Kontakte wÃ¼rden sich aber in vier Gruppen einteilen lassen: DSGVO, Art. 6 1 a), b), c), f)

Zielbild:
Bei jedem Kontakt ist ersichtlich, was a. die Rechtsgrundlage der Speicherung ist und b) was passiert, wenn Rechtsgrundlage entfÃ¤llt oder sich Ã¤ndert (gleich lÃ¶schen oder x Jahre speichern).
Bei jedem Feld ist ersichtlich, was der Zweck der Verarbeitung / der Erhebung dieser Daten ist.
Die Kontakte haben Transparenz Ã¼ber die Daten, die wir Ã¼ber sie speichern (auch die Duplikate), sowohl statisch (=Profil-Center) als auch dynamisch (E-Mail, wenn sich Zweck der Speicherung Ã¤ndert).Â 
Kontakte werden auf Basis des Verarbeitungszwecks automatisiert behandelt (aus ausgeschieden setzen, lÃ¶schen, bei Ãnderungen informieren)

Schritte, um Ziel zu erreichen
Genau definieren welche Kontaktarten mit welchen Feldern welchen Verarbeitungszweck haben und diese dann in die vier Gruppen einteilen.
Genau definieren, zu welchem Zweck einzelne Felder fÃ¼r welche Kontaktarten erhoben werden.Â 
Verschiedene E-Mails formulieren und definieren, welche bei Ãnderungen rausgeschickt werden, sowie bei Kontaktanlage, um Einwilligung der Speicherung einzuholen
In Salesforce die Zuordnung der Kontakte umsetzen.
Anpassungen an Profil-Center und Marketingcloud fÃ¼r die angepassten Journeys.Â 

Entscheidungen, die noch offen sind:
Welche Schritte, wann gemacht werden sollen. Wie ist die Prio einzelner Aufgaben bzgl. Weiterentwicklung von Salesforce?
Wie gehen wir mit den Duplikaten um? Vorschlag: Das Profil-Center so umbauen, dass Duplikate per Drop-Down ihr Unternehmen auswÃ¤hlen kÃ¶nnen und ihre Daten pflegen.Â 
PrÃ¼fen, ob und welche Kontakte direkt gelÃ¶scht werden kÃ¶nnen.
