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bahn/project-audit/data/confluence-export/pages/27525991_8.3 Change Management.md

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+# 8.3 Change Management
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+> Confluence Page ID: 27525991
+> Version: 23
+> Pfad: /pathOS/Start / Vorstudie Bestellsystem/00_Vorstudie Bestellsystem/8 Rollout und Change Management/8.3 Change Management
+> Labels: 
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+Zu Beginn des Umsetzungsprojekts sollten alle Projektteilnehmer an einer SAFe Schulung teilnehmen.
+Für das Thema Einführung und Change Management existiert bereits eine Grobplanung. Es steht bereits jetzt fest, dass die Inhalte von bestehenden Richtlinien und Geschäftsprozessen nicht angepasst werden müssen (siehe hierzu auch Kapitel 3.3.). Weiterhin wurde innerhalb der Konzeptionsphase auch identifiziert, dass voraussichtlich keine personellen Reorganisationen oder Höherqualifizierungen von Personal notwendig sein werden. Die Ausgestaltung dieser Grobplanung wird innerhalb des Umsetzungsprojekts maßgeblich durch die Rolle des Change Managers vorangetrieben. Diese Rolle ist in der Projektplanung und -kalkulation vollständig berücksichtigt und bereits zum Projektstart (01.01.2020) zu besetzen. Die weiteren Aufgaben des Change Managers sind Folgende:
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+- Umsetzung und Berücksichtigung der Maßnahmen aus der Stakeholderanalyse (siehe Kapitel 2.1.).
+- Koordinierung der bereits identifizierten organisatorischen Rahmenbedingungen, die für die spätere Nutzung des neuen Bestellportals erforderlich sind (siehe Kapitel 8.1.). Im Rahmen der Konzeptionsphase sind keine maßgeblichen, organisatorischen Änderungen identifiziert worden.
+- Definition und Leitung des Change-Managementprozesses während des IT-Projekts und auch nach dem IT-Projekt.
+- Erarbeitung eines detaillierten Einführungsplans unter Berücksichtigung von Change-Maßnahmen und des bereits erstellten Projektplans. Hierzu zählt unter anderem das Einbinden der künftigen Anwender des Systems (interne/externe Kunden und Mitarbeiter). Im Rahmen der Konzeptionsphase sind folgende Ansätze für die Kommunikation erarbeitet worden: Workshops, Informationsveranstaltungen und Online Community (bezieht sich ausschließlich auf die Projektlaufzeit).
+- Aufbau einer Online Community, um mit Endanwendern dauerhaft in Kontakt zu bleiben und in regelmäßigen Abständen Informationen zum aktuellen Umsetzungsstand zu geben (Verantwortlich: Rolle Change Manager).
+- Vorbereitung und Ausgestaltung eines Schulungskonzepts. Dieses Schulungsangebot soll den Kunden bereits vor Go-Live des neuen Bestellportals zur Verfügung stehen, damit Sie von Beginn an effizient und ohne Unklarheiten mit dem neuen System arbeiten können. Im Rahmen der Konzeptionsphase sind folgende Ansätze erarbeitet worden: Erstellung eines FAQ-Bereichs, Erstellung eines Anwenderhandbuchs (sollte im Rahmen des Umsetzungsprojekts für den anschließenden Betrieb erstellt werden, damit der Anwender bei auftretenden Fragen schnell auf Lösungen zurückgreifen kann). Zusätzlich sollen Online-Meetings angeboten werden, um eine Live-Einführung in das System zu geben.
+Das neue Bestellsystem und das Projekt BaDiFa lösen das jetzige Bestellsystem TPN gemeinsam ab, weshalb dieses erst nach einer erfolgreichen Einführung beider neuen Systeme abgeschaltet werden kann. Die Verantwortlichkeit hierfür liegt bei I.NMK und I.NMF und damit zunächst nicht im Rahmen von einem der beiden genannten Projekte. Der Change Manager sollte die notwendigen Tätigkeiten innerhalb der Projektlaufzeit identifizieren, konkrete Aufgaben ausarbeiten und schlussendlich die Ausführung dieser Aufgaben koordinieren.