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9.4 Aufwands- und Kostenschätzung für das neue Bestellsystem

Confluence Page ID: 27525869 Version: 65 Pfad: /pathOS/Start / Vorstudie Bestellsystem/00_Vorstudie Bestellsystem/9 Weiteres Vorgehen und Kostenindikation/9.4 Aufwands- und Kostenschätzung für das neue Bestellsystem Labels:

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9.4.1 Kostenindikation im Rahmen von Magic Estimation für das neue Bestellsystem 

Am 20. und 21. August 2019 wurde im Rahmen eines zweitägigen Workshops mit der agilen Schätzmethodik Magic Estimation eine Kostenindikation für die voraussichtlichen Projektumsetzungs- und anschließenden Betriebsführungskosten hergeleitet, die als Expertenschätzung zu bewerten ist. Als Baseline für die Schätzung wurde der zu diesem Zeitpunkt existierende Stand des Product Backlogs herangezogen, in dem sich zu dieser Zeit 75 Features befunden haben. Die Baseline der geschätzten Features lässt sich in einem entsprechenden Excel-Dokument nachvollziehen. Das Team, welches die Schätzung durchgeführt hat, bestand insgesamt aus 6 Personen (davon 4 projektexterne Personen), die unterschiedliche Kompetenzen aufweisen. Vertreten waren die Kompetenzen von Entwicklern, technischen Architekten sowie ein UX-Experte. Begleitet wurde die Schätzung vom Product Owner und den im Vorprojekt mitwirkenden Business Analysten, die insbesondere durch die Klärung von Verständnisfragen und Festlegung von fachlichen Annahmen, Unklarheiten im Rahmen der Schätzworkshops direkt auflösen konnten. Aufwände, die im Rahmen der Umsetzung eines Features enthalten sind und pro Feature ausgewiesen werden umfassen Tätigkeiten von

• Scrum Master
• Business Engineers
• Technischen Architekten
• Entwicklern 
• Tester Der Aufwand und die Komplexität eines Features für die genannten Tätigkeiten wird anhand von T-Shirt-Größen eingeschätzt, die anschließend in Story Points umgerechnet werden: | | T-Shirt-Größe | Story Points | | XS | 10 | | S | 15 | | M- | 35 | | M | 60 | | M+ | 90 | | L | 115 | | XL | 300

Um eine Abschätzung zu erhalten, wie viel Personentage sich ungefähr hinter einem Story Point verbergen, wurden 4 Referenz-Features aus einem TPN-Projekt vom Expertenteam geschätzt. Da für diese Referenz-Features die tatsächlichen Umsetzungskosten bekannt sind, lässt sich hierdurch eine Umrechnung herleiten. Es ergibt sich ein Umrechnungsfaktor von 2,27 PT pro Story Point. Die vollständige Herleitung und Umrechnung lässt sich im Dokument FeatureListeBestellSystem_Schätzung sowie im Begleitdokument Bestellsystem - Magic Estimation Ergebnisse nachvollziehen. Darüber hinaus wurde ein durchschnittlicher Tagessatz pro PT hergleitet, indem die aktuellen Ressourcen-Kosten eines Scrum Masters, Business Engineers, technischer Architekt, Entwickler und Tester, entsprechend der DB Systel Tagessätze gemittelt wurden. Es ergibt sich ein Kostensatz in Höhe von 952 EUR pro PT. Auch diese Herleitung kann in den zuvor genannten Dokumenten nachvollzogen werden. Darüber hinaus wurden Aufwände ermittelt, die als Aufschlag in der Kostenindikation ausgewiesen werden. Diese umfassen

• Release-Kosten (Annahme: 4 Releases)
• LuP Test (Annahme: Durchführung pro Release)
• Pentest (Annahme: Durchführung pro Release)
• Umgebungskosten (während der Projektlaufzeit)
• technische Betriebsführung (von 11/ 2022 - 04/ 2023)
• SAFe Organisation (Aufwände für Ressourcen auf Release Train Ebene, 2 Systemarchitekten, 1 Projektleiter, 1 Testmanager, durchschnittlicher Tagessatz 1.213,50 EUR)
• Einheitsaufschlag DB Systel / Querschnittskosten (Annahme: 10% der Features, Onboarding und SAFe Organisation)
• Aufwände für On- und Offboarding von Mitarbeitern während der Projektlaufzeit (Annahme: 10% der Feature-Kosten)
• Umsetzungspuffer (Annahme: 15 % der Feature-Kosten)
• Risikoaufschlag (Annahme: 10% der Gesamtkosten)

In Summe ergeben sich durch diese Kostenindikation Gesamtkosten in Höhe von ca. 24.035.000 EUR*, die sich wie folgt aufgliedern: | | Position | Betrag | Annahmen | | Umsetzungskosten (Features) Bestellsystem | 12.020.485 EUR | Features enthalten die Aufwände für Umsetzung und Test, inkl. BE, TA, SM, Tester | | Release-Kosten | 120.000 EUR | Pro Release, Annahme - Defekt und Analyseunterstützung durch Entwicklung | | Lup Test, Pen-Test | 400.000 EUR | LuP Test enthält Personalkosten zur Vorbereitung, durchführung und Betreuung pro Release; Pentest erfolgt im Rahmen von Releases und enthält die Sicherheitsanalyse sowie externe Diensteistungen für die Durchführung | | Umgebungskosten | 1.038.000 EUR | bis einschl. Ende 2023 | | Technische Betriebsführungskosten (von 11/ 2022 - 04/ 2023) | 125.000 EUR | 6 Monaten - Nur für Produktionsumgebung | | Ressourcen für SAFe Organisation | 3.300.720 EUR | Safe Organisation 40 Monaten - 01.2020-04.2023  | | Einheitsaufschlag DB Systel | 1.652.000 EUR |

| | Puffer (Onboarding/ Offboarding + Umsetzungspuffer) | 3.194.000 EUR |

| | Risikoaufschlag | 2.185.000 EUR |

| | Summe Kostenindikation Gesamtkosten  | 24.035.000 EUR* |

*) Keine Erhöhungen der Tagessätze in Folge der Projektlaufzeit berücksichtigt

9.4.2 Team-Zusammenstellung-Personalkosten

Entsprechend der vorangegangenen methodischen Kostenindikation unter 9.4.1 kann die nachfolgende Team-Zusammenstellung für die Projektumsetzungsphase empfohlen werden. Durch diese Team-Zusammenstellung konnte eine alternative, grobe Kostenindikation angenähert werden, die die oben genannte Indikation plausibilisieren konnte.   Hieraus lässt sich im Zeitraum 01/ 2020 - 04/ 2023 eine Gesamtsumme von 25,1 Mio. EURO für Personalkosten herleiten. Die detaillierte Herleitung kann im Dokument Kalkulation_Ressourcen_Bestellsystem nachvollzogen werden. Team 1  | | Ressource | Einsatz ab | Einsatz bis | VzP | | Business Analyst | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Technischer Architekt | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Backend-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Backend-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Backend-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Backend-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Backend-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Tester | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Scrum Master | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 Team 2 | | Ressource | Einsatz ab | Einsatz bis | VzP | | Business Analyst | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Technischer Architekt | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | UI-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | UI-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | UI-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Backend-Entwickler | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Tester | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Scrum Master | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1

Team 3 | | Ressource | Einsatz ab | Einsatz bis | VzP | | Business Analyst | 01.09.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Technischer Architekt | 01.09.2020 | 30.04.2023 | 1 | | UI-Entwickler | 01.09.2020 | 30.04.2023 | 1 | | UI-Entwickler | 01.09.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Backend-Entwickler | 01.09.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Backend-Entwickler | 01.09.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Tester | 01.09.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Scrum Master | 01.09.2020 | 30.04.2023 | 1

Querschnitt-Ressourcen | | Ressource | Einsatz ab | Einsatz bis | VzP | | UX-Designer | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Solution Architect | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Change Manager | 15.01.2021 | 30.04.2023 | 0,75 | | Anwendungsmanager (Projektbegleitung durch I.NVI 4) | 15.01.2020 | 30.04.2023 | 0,5

9.4.3 Aktivierbarkeit

In Zusammenarbeit mit der Anlagenbuchhaltung (I.NPB) wurde im Rahmen der Konzeptionsphase festgestellt, dass die gesamte Projektumsetzungsphase (Januar 2020 - einschließlich März 2023) zur Erstellung eines Bestellsystems als aktivierbar eingestuft wird. Von den in diesem Zeitraum anfallenden Aufwänden sind keine Teile ausgenommen. DB Netz interne Ressourcen sind aus diesem Grund in der Projektkalkulation zu berücksichtigen und als GWU-erhöhende Positionen im Rahmen der Beschlussvorlage einzubringen. Notwendig werdende Folgeaktivitäten sind im Rahmen des Umsetzungsprojekts durchzuführen, hierzu zählen u.a. AIB-Nr. beantragen, aktivierungsfähige Kostenstellen beantrage, Tool FAA einrichten und Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Die Bewertung wurde auf Basis einer Checkliste zur Bewertung von Aktivierbaren Eigenleistungen durchgeführt, die von der Anlagenbuchhaltung zur Verfügung und abschließend bewertet wurde. Diese ist zu Dokumentationszwecken auf dem Sharepoint abgelegt. Es sind daher für folgende Ressourcen die zu berücksichtigenden Kosten zu berechnen. Diese belaufen sich im Zeitraum 01/ 2020 - 04/ 2023 auf insgesamt etwa 2.770.000 EUR, die detaillierte Herleitung kann im Dokument Kalkulation_Ressourcen_Bestellsystem nachvollzogen werden.

| | Ressouce | Organisationseinheit | Einsatz ab | Einsatz bis | VzP | | Release Train Engineer | I.NVI | 01.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Scrum Master | I.NVI | 01.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Product Owner | I.NMK | 01.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Product Owner | I.NMK | 01.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Product Owner | I.NMK | 01.01.2020 | 30.04.2023 | 1 | | Product Manager | I.NMK | 01.01.2020 | 30.04.2023 | 0,5 | | Change Manager | I.NMK | 01.01.2020 | 30.04.2023 | 0,5

9.4.4 Ermittlung der Gesamtkosten für das Umsetzungsprojekt von 01/ 2020 - 04/ 2023

| | Position | Betrag | | Umsetzungskosten im Zeitraum 01/ 2020 - 04/ 2023 | 18.695.000 EUR* | | Einheitsaufschlag DB Systel (Annahme: 6%) | 1.122.000 EUR | | Puffer (Annahme: 15 % der Umsetzungskosten) | 2.804.000 EUR | | Release-Kosten (inkl. LuP + Pentest) | 520.000 EUR | | Umgebungskosten | 1.038.000 EUR | | Technische Betriebsführungskosten (von 11/ 2022 - 04/ 2023) | 125.000 EUR | | Zulieferung von Projekt M13 | 1.000.000 EUR | | Zulieferung von Projekt AC-Trasse | 260.000 EUR | | Zulieferung von CST (KDV + BBZ) | 70.000 EUR | | PGM (Annahme: 150 TEUR/ Jahr) | 500.000 EUR | | Miete (Annahme: 150 TEUR/ Jahr) | 500.000 EUR | | Schulung | -* | | Aktivierbare Eigenleistungen | 2.770.000 EUR* | | SUMME | 29.405.034 EUR* *) Aus Projektsicht keine Anwenderschulungen notwendig. Keine Erhöhungen der Tagessätze in Folge der Projektlaufzeit berücksichtigt.

9.4.5. Kosten für den Betrieb ab 05/ 2023 

Eine detaillierte Herleitung der ab 05/ 2023 jährlich anfallenden Wartungs- und Betriebsführungskosten kann im Dokument Kalkulation_Sheet RUN-Kosten nachvollzogen werden. Nicht-Produktivumgebungen werden nach anteiliger Bedarfsabschätzung nicht durchgängig bereitgestellt. 

| | Position | ab 05/2023 | Betrag 2024 | Betrag 2025 | | Technische Betriebsführung Bestellsystem | | 670.000,00 EUR | 670.000,00 EUR | | Wartungskosten Bestellsystem | | 3.406.241EUR | 2.806.669 EUR | | Betreuungsaufwand I.NVI 4 | | 2 VZP (240.000 EUR) |

Basiswert Wartungskosten Bestellportal [Annahme: Steigerung um 3% pro Jahr - Verlagerung aus Basiswert]