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fachliche Aspekte vom Team Grundsätze-CRM

Version: 8 | Last modified: 2026-06-01T11:15:08.936+02:00 Source: confluence page ID 593812535

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Wichtige Maßnahmen zur datenschutzkonformen Gestaltung sind: Rechtmäßigkeit: Jede Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt eine Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung, Vertragserfüllung oder überwiegendes berechtigtes Interesse). Im Falle von Einwilligungen müssen diese aktiv eingeholt und dokumentiert werden. Datensparsamkeit & -minimierung: Nur Erhebung von Daten, die absolut notwendig sind. Löschkonzepte: Automatisieren der Löschung oder Anonymisierung von Daten, wenn der Zweck der Speicherung entfällt oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen enden. Sicherheit & Zugriffskontrolle: Umsetzen von dedizierten Zugriffsrechten, damit Mitarbeiter nur auf benötigte personenbezogene Daten im Rahmen ihrer eigenen Rolle und Aufgabenstellung zugreifen können; technisch organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes der personenbezogenen Daten (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit)

Status Quo:

1. Es ist nicht bei allen Kontakten klar und auf den ersten Blick die Rechtgrundlage der Speicherung ersichtlich bzw. dokumentiert. Der Zweck der Speicherung ergibt sich teilweise aus verschiedenen einzelnen Feldern in Salesforce, z.B. weil es Vertragskontakte sind. 
2. Es ist nicht bei allen Feldern der Zweck der Verarbeitung / der Erhebung dieser Daten ersichtlich. Es ist eher zu vermuten, dass einige Felder keinen Zweck (mehr) haben. (Datensparsamkeit!)
3. Bisher erfolgt das auf-ausgeschieden-setzen und die Löschung von Kontakten manuell. Zudem ist nicht immer klar erkennbar, wenn der Verarbeitungszweck entfällt, da ja schon der Verarbeitungszweck nicht immer klar erkennbar ist (siehe auch Punkt 1. und 2.).
4. Es fehlt eine 2FA für das Profil-Center
5. Duplikate haben keinen Einblick in ihr Profil-Center und können sich dort daher auch nicht löschen lassen.  Alle Kontakte würden sich aber in vier Gruppen einteilen lassen: DSGVO, Art. 6 1 a), b), c), f)

Zielbild: Bei jedem Kontakt ist ersichtlich, was a. die Rechtsgrundlage der Speicherung ist und b) was passiert, wenn Rechtsgrundlage entfällt oder sich ändert (gleich löschen oder x Jahre speichern). Bei jedem Feld ist ersichtlich, was der Zweck der Verarbeitung / der Erhebung dieser Daten ist. Die Kontakte haben Transparenz über die Daten, die wir über sie speichern (auch die Duplikate), sowohl statisch (=Profil-Center) als auch dynamisch (E-Mail, wenn sich Zweck der Speicherung ändert).  Kontakte werden auf Basis des Verarbeitungszwecks automatisiert behandelt (aus ausgeschieden setzen, löschen, bei Änderungen informieren)

Schritte, um Ziel zu erreichen Genau definieren welche Kontaktarten mit welchen Feldern welchen Verarbeitungszweck haben und diese dann in die vier Gruppen einteilen. Genau definieren, zu welchem Zweck einzelne Felder für welche Kontaktarten erhoben werden.  Verschiedene E-Mails formulieren und definieren, welche bei Änderungen rausgeschickt werden, sowie bei Kontaktanlage, um Einwilligung der Speicherung einzuholen In Salesforce die Zuordnung der Kontakte umsetzen. Anpassungen an Profil-Center und Marketingcloud für die angepassten Journeys. 

Entscheidungen, die noch offen sind: Welche Schritte, wann gemacht werden sollen. Wie ist die Prio einzelner Aufgaben bzgl. Weiterentwicklung von Salesforce? Wie gehen wir mit den Duplikaten um? Vorschlag: Das Profil-Center so umbauen, dass Duplikate per Drop-Down ihr Unternehmen auswählen können und ihre Daten pflegen.  Prüfen, ob und welche Kontakte direkt gelöscht werden können.